Zásady zpracování osobních údajů zaměstnanců

 

Green digital solutions s.r.o. IČO:     09960805  ADRESA: Bělehradská 858/23, Vinohrady (Praha 2), 120 00 Praha (dále jen zaměstnavatel nebo my) jako správce osobních údajů svých zaměstnanců, tímto informuje své zaměstnance a Bike and food services s.r.o. IČO:           09986669 ADRESA:        náměstí 14. října 1307/2, Smíchov, 150 00 Praha  (dále jen Vy) o zpracovávání jejich osobních údajů. 

 

Zaměstnavatel klade velký důraz na ochranu osobních údajů svých zaměstnanců. Obsahem tohoto memoranda jsou veškeré informace o zpracovávání Vašich osobních údajů, zejména tedy informace o rozsahu osobních údajů, které o Vás zpracováváme, o účelech pro které tak činíme, o době po jakou jsme povinni Vaše osobní údaje uchovávat, jakým způsobem tak činíme a také jak je zpracováváme, zda manuálně či automatizovaně a jaká práva Vám náleží v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů.

 

V případě, že budete mít jakýkoliv dotaz neváhejte se na nás obrátit na uvedených kontaktech:

písemně na email: info@greendigital.cz

nebo na korespondenční adrese: Green digital solutions s.r.o. Korunní 89, Praha 3 130 00

 

 

Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme níže uvedené kategorie osobních údajů. Výčet osobních údajů v každé kategorii je příkladný. Přesný rozsah zpracovávaných osobních údajů Vám poskytneme t na žádost na výše uvedených kontaktech.   

 

Kategorie A do této kategorie spadají základní identifikační údaje jako jsou titul, jméno, příjmení, datum narození a Vaše adresa.

Kategorie B do této kategorie spadají údaje o Vašem vzdělání, o Vašich příjmech a výdajích, číslo Vašeho bankovního účtu, o místě výkonu práce a pracovním zařazení, číslo řidičského průkazu, údaje o Vaší pracovní pozici a vše s tím související (např. Vaše služební telefonní číslo a email, IP adresa Vašeho pracovního PC). 

Kategorie C zahrnuje údaje o Vaší rodině jako je počet dětí, jejich jména a příjmení, data narození, adresy, údaje o jejich studiu, osobní údaje Vašeho manžela nebo partnera apod.

Kategorie D pak zahrnuje citlivé osobní údaje jako jsou údaje o Vašem zdravotním stavu, případně o Vaší bezúhonnosti apod. 

 

Pro jaké účely Vaše osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje

 

Plnění zákonných povinností

Jako zaměstnavatel jsme povinni plnit mnohé povinnosti, které nám ukládá zákon. Na základě těchto povinností zpracováváme všechny z výše uvedených kategorií osobních údajů, tj. A, B, C i D.

Základními účely, pro které Vaše osobní údaje zpracováváme, jsou mzdové účely, účetní účely, účely zdravotního a sociálního pojištění, pojištění zaměstnavatele, povinné ručení a havarijní pojištění v případě, že budete využívat služební automobil, zdravotní kontroly a Vaše zdravotní způsobilost k výkonu práce, evidenci odpracované doby, daňové účely a s tím související slevy na daních, povinná školení související s bezpečností práce, výkonem práce a jiná školení povinná ze zákona. Ze základních účelů vždy vychází jednotlivé dílčí účely (např. vedení pracovní docházky za měsíc leden, či vyúčtování daně pro rok 2018 apod.), které mohou být více specifické, nikdy však nedojde k tomu, že bychom překročili rozsah osobních údajů, které jsme oprávněni zpracovávat na základě plnění zákonné povinnosti.

 

S ohledem na specifika vykonávané práce, tj. kurýr

zpracováváme za zákona také evidenci potravinářský průkaz, osvědčení o způsobilosti.

 

V případě, že nám nebudou výše uvedené osobní údaje poskytnuty, nemůžeme s Vámi uzavřít pracovní poměr a v některých případech jej ani dále udržovat a byly bychom nuceni jej ukončit.  

 

Plnění smlouvy

V rámci Vašeho zaměstnání s námi uzavíráte pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti či dohodu o provedení práce. V rámci plnění těchto smluv zpracováváme Vaše osobní údaje uvedené v kategoriích A a B.

 

Účely, pro které uvedené osobní údaje zpracováváme, jsou zejména plnění našich práv a povinností sjednaných ve smlouvě, což může být poskytování benefitů a jiných plnění ze strany zaměstnavatele, Vaše další vzdělávání, vysílání na služební cesty, sledování výkonu Vámi provedené práce, kontrola plnění zadaných úkolů a mnohé další. Současně Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem evidence změn ve Vaší smlouvě či pro ukončení Vaší smlouvy. 

 

S ohledem na specifika vykonávané práce, tj. Kurýr zpracováváme na základě poskytování plnění ze smlouvy pro účely pracovní smlouvy

 

V případě, že nám nebudou výše uvedené osobní údaje poskytnuty, nemůžeme s Vámi uzavřít pracovněprávní vztah v plném rozsahu a poskytovat Vám služby plynoucí ze smlouvy nad rámec povinností stanovených zákonem, které poskytujeme ostatním zaměstnancům. V případě, že náš smluvní vztah již trvá, není neposkytnutí osobních údajů důvodem pro jeho ukončení, ale nebudeme oprávněni poskytovat Vám služby plynoucí ze smlouvy, které nejsou naší zákonnou povinností.  

 

Oprávněný zájem zaměstnavatele

S ohledem na to, že jsme uzavřeli smlouvu a vy pro nás pracujete, využíváte poskytnuté pracovní pomůcky a my potřebujeme vést různé evidence pro řízení Vaší práce, Váš profesní rozvoj a jiné obdobné, a stejně tak z důvodu bezpečnosti a zabezpečení či pro komunikaci s klienty, zpracováváme z našeho oprávněného zájmu Vaše osobní údaje zařazené do kategorií A a B.

 

Účely, pro které Vaše osobní údaje zpracováváme, jsou zejména zabezpečení, evidence předaného a užívaného majetku, ochrana našich práv, vedení statistiky, Vaše hodnocení, Vaše další vzdělávání a profesní rozvoj, interní komunikace, evidence pozic a další provozní účely.

 

S ohledem na

 

Na základě Vašeho souhlasu

V případě, že bychom zpracovávali Vaše osobní údaje, k jejichž zpracování potřebujeme Váš výslovný, svobodný, dobrovolný a informovaný souhlas, budete v takovém souhlasu vždy podrobně informováni o rozsahu Vašich osobních údajů, pro které potřebujeme souhlas, o jeho účelu, o době na kterou nám jej udělujete, o Vašich právech a povinnostech s ním souvisejících, zejména budete vždy poučeni o Vašem právu souhlas neudělit bez jakýchkoliv dalších následků, o Vašem právu jej kdykoliv odvolat a s tím souvisejících našich povinnostech, zejména povinnosti Vaše osobní údaje odstranit a dále nezpracovávat.

     

Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme vždy pouze po dobu, kterou nám zákon ukládá případně po dobu 15 let po ukončení pracovněprávního vztahu, v závislosti na povaze zpracovávaných osobních údajů. Po dobu (6b 4 let) zpracováváme osobní údaje, které nemohou mít žádný vliv, zejména jako důkazní prostředek, na vymáhání náhrady škody. Po dobu (6c 10 let) zpracováváme osobní údaje, které mohou sloužit jako důkazní prostředek či jinak k uplatnění náhrady škody způsobené neúmyslně a po dobu (6d 15 let) ty, které mohou mít vliv na uplatnění náhrady škody způsobené úmyslně. 

 

V případě souhlasu zpracováváme vaše osobní údaje po dobu, po kterou držíme platný a neodvolaný souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů. 

 

Kde Vaše osobní údaje zpracováváme a komu je předáváme

Vaše osobní údaje předáváme pouze našim dodavatelům služeb, a to poskytovateli (7a) a z tohoto důvodu ( nedochází) k předávání Vašich osobních údajů mimo EU.

 

Jak jsou vaše osobní údaje zabezpečeny

Vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaně za využití dostupných moderních informačních technologií a také manuálně prostřednictvím odpovědných zaměstnanců a dodavatelů. Při zpracování Vašich osobních údajů (nedochází) k automatizovanému rozhodování včetně profilování. 

 

Pro zabezpečení Vašich osobních údajů jsme implementovali potřebná technická a organizační  opatření, abychom Vaše osobní údaje chránili před neoprávněným přístupem a jejich zneužitím, a to zejména zavedení povolování přístupu k dokumentům, kdy k Vašim osobním údajům mají povolen přístup pouze oprávněné osoby a nikdo další.(8b) 

 

Jaká máte práva a kde je můžete uplatnit

Jakékoliv z níže uvedených práv můžete uplatnit na výše uvedených kontaktních údajích. Doporučujeme písemnou komunikaci (poštou či emailem).

Na zpracování Vaší žádosti máme 1 měsíc, v odůvodněných případech můžeme tuto lhůtu prodloužit o 2 měsíce. Pokud by k tomu došlo budeme Vás o uvedeném informovat.

V případě, že by Vaše žádost byla zjevně neodůvodněná (půjde zejména o opakované žádosti v krátkém časovém rozmezí, šikanózní žádosti apod.), jsme oprávněni Vám za poskytnutí informací účtovat poplatek.

Dále si dovolujeme Vás upozornit, že podáte-li jakoukoliv žádost pro uplatnění níže uvedených práv emailem, musíte v žádosti uvést, jakým způsobem Vám máme odpovědět, jinak jsme povinni zaslat Vám zpět pouze email.

 

Upozorňujeme, že jsme povinni Vás ztotožnit jako osobu, která žádost podává, že se skutečně jedná o Vás a Vaše osobní údaje. Z tohoto důvodu můžete být vyzvání k prokázání své totožnosti. Podrobnosti o způsobu ztotožnění budou vždy uvedeny v žádosti o ztotožnění.

 

Upozorňujeme, že Vaše osobní údaje sdílíme s dalšími osobami, nejčastěji poskytovateli služeb. V těchto případech jsme povinni je o uplatnění níže popsaných práv informovat a v případě, že dojde k realizaci některého z níže uvedených práv, požadovat po nich stejné jednání jako činíme my sami (např. výmaz Vašich osobních údajů, realizujeme jak my, tak i další osoby, kterým jsme Vaše osobní údaje poskytli).

 

GDPR Vám jakožto subjektu údajů dává práva, která jste oprávněni u zaměstnavatele uplatnit.

 

Máte právo získat přístup k Vašim osobním údajům, které spočívá v tom, že nás kontaktujete jakýmkoliv Vámi zvoleným způsobem na výše uvedených kontaktních údajích a sdělíte nám, že požadujete informaci o tom, zda o Vás zpracováváme nějaké osobní údaje a pokud ano, tak jaké. My jsme povinni Vám vydat potvrzení, které bude obsahovat informace o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, komu je zpřístupňujeme, jak dlouho je zpracováváme, kdo nám Vaše osobní údaje poskytl a také poučení o Vašich právech, které můžete uplatnit.

 

Máte právo na opravu Vašich osobních údajů, zpracováváme-li je nepřesné nebo neaktuální. Zjistíte-li, že Vaše osobní údaje nemáme aktuální nebo je zpracováváme v nepřesné podobě, prosím, kontaktujte nás a my zajistíme ověření dané situace a zjednáme nápravu, a to buď jejich opravou, doplněním, nebo úplným odstraněním. Po dobu, než ověříme správnost Vašich osobních údajů, jsme povinni omezit jejich zpracování. O zjednání nápravy a zrušení omezení zpracování Vašich osobních údajů Vás budeme informovat.

 

Máte právo na výmaz Vašich osobních údajů. Právo na výmaz můžete uplatnit v níže uvedených případech:

• pomine účel, pro který Vaše osobní údaje zpracováváme,
• vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů a ty budou shledány oprávněnými,
• zpracování Vašich osobních údajů bude v rozporu se zákonem,
• zákon nám stanoví povinnost Vaše osobní údaje vymazat,

a my jsme povinni tak učinit.

Právo na výmaz je omezené a nelze jej uplatnit v případě, kdy nám zákon výslovně ukládá povinnost Vaše osobní údaje zpracovat a v případě, kdy Vaše osobní údaje byly zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. 

 Ukládání osobních údajů u třetích stran:

Vuužíváme jk úkládání osobních údajů cloud společnosti, Google, Typeform a Hellsign.

Máte právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, na základě kterého jsme povinni Vaše osobní údaje pouze uložit.

Právo na omezení zpracování můžete uplatnit v níže uvedených případech:

• máte za to, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v nepřesném znění a my jsme po dobu, než zajistíme jejich správnost povinni jejich zpracování omezit,
• v případě, kdy jsme povinni Vaše osobní údaje vymazat z důvodu rozporu se zákonem, ale Vy osobně odmítáte jejich výmaz,
• nebo v případě, že je již nepotřebujeme k účelu, ke kterému jsme je získali, a měli bychom je vymazat, ale Vy výslovně požadujete pouze omezení jejich zpracování z důvodu určení, výkonu a obhajoby právních nároků,
• a v neposlední řadě z důvodu, že jste podal námitku proti oprávněnosti jejich zpracování, kdy po dobu, než Vaši námitku posoudíme, s nimi nesmíme nijak nakládat.

Vyjma výše uvedených případů, můžeme Vaše osobní údaje po uplatnění práva na omezení zpracování zpracovávat pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu a obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby a také pro účely důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo jejího členského státu.

 

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů a to v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu, pro účely veřejného zájmu nebo výkonu veřejné moci, pro účely přímého marketingu nebo z důvodu vědeckého či historické výzkumu.

 

Máte právo přenést Vaše osobní údaje k jinému správci, což znamená, že Vám poskytneme Vaše zpracovávané osobní údaje ve strojově čitelném formátu, typicky půjde o excelový nebo jemu podobný formát souboru a Vy máte právo tento soubor předat Vámi zvolenému jinému správci. Toto právo můžete uplatnit, zpracováváme-li Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy či jedná-li se o citlivé osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho výslovného souhlasu.  

 

Máte právo na odvolání souhlasu, které spočívá v tom, že jakýkoliv Vámi udělený souhlas je vždy zásadně odvolatelný a po jeho odvolání, nemáme-li jiný relevantní důvod (např. zákonem stanovenou povinnost ke zpracování Vašich osobních údajů), nesmíme Vaše osobní údaje dále zpracovávat. Odvolání souhlasu nikdy nebude mít vliv na zpracování, které jsme provedli před tím, než jste nám odvolání souhlasu zaslali. 

 

Máte právo podat stížnost proti zpracování Vašich osobních údajů u dozorového orgánu. Stížnosti zasílejte k Úřadu pro ochranu osobních údajů jehož adresa je Pplk. Sochora 27,

170 00 Praha 7, tel.: 234 665 125, případně pro konzultace ve věci GDPR speciálně vytvořená linka 234 665 800 a email: posta@uoou.cz.

 

 

ÚČINNOST

Tato pravidla jsou účinná od 1. 3. 2021.